Obveščamo vas, da je bila dne 18. 7. 2018 podpisana Pogodba o načinu varstva osebnih podatkov pri izvajanju nalog vodilnega partnerja za LAS Za mesto in vas. Pogodba je podpisana s strani vodilnega partnerja LAS Za mesto in vas, Regionalne razvojne agencije ljubljanske urbane regije (v nadaljevanju: RRA LUR) ter s strani predsednika LAS Za mesto in vas. S pogodbo želimo še dodatno urediti pravice in obveznosti obeh pogodbenih strank glede obdelave in varstva osebnih podatkov.

Kot vodilni partner smo namreč zavezani, da v okviru izvajanja nalog na podlagi Pogodbe o ustanovitvi in delovanju lokalne akcijske skupine na območju občin Domžale, Komenda, Medvode, Mengeš, Trzin in Vodice z dne 22.6.2015 in Pogodbe o nalogah vodilnega partnerja pri pogodbenem partnerstvu LAS za mesto in vas z dne 27.10.2015 v skladu z Uredbo o izvajanju lokalnega razvoja, ki ga vodi skupnost, v programskem obdobju 2014–2020, Uradni list RS, št. 42/15, 28/16, 73/16, 72/17, 23/18 in Odločbo št. 33151-3/2015/30 z dne 5.9.2016, in za potrebe poročanja, v imenu LAS obdelovati tudi osebne podatke ki so pridobljeni na podlagi ali Pristopne izjave za članstvo, ali prijave na prejemanje e-novic, ali so posredovane s strani osebe, na katero se osebni podatki nanašajo, zaradi potrebe nemotenega izvajanja aktivnosti, dolžnosti in upravičenj na podlagi zgoraj navedenih dokumentov, ali pa so pridobljeni na podlagi javno dostopnih podatkov, in sicer:

•             o članih LAS in kandidatih za člane LAS: ime, priimek, naslov, telefon, naslov elektronske pošte, sektorska pripadnost,

•             o članih organov in teles LAS: ime, priimek, naslov, telefon, naslov elektronske pošte, sektorska pripadnost (če je pomembna za glasovanje) in, če je član za svoje delo plačan, tudi: EMŠO, davčna številka, TRR, narava pogodbenega razmerja med članom in LAS, podatek, ali je član vključen v obvezna zavarovanja in na kateri podlagi,

•             o delavcih LAS (fizičnih osebah, s katerimi ima LAS sklenjeno pogodbo civilnega prava): ime, priimek, naslov, telefon, naslov elektronske pošte, EMŠO, davčna številka, TRR, narava pogodbenega razmerja med osebo in LAS, podatek ali je oseba vključena v obvezna zavarovanja in na kateri podlagi,

•             o udeležencih dogodkov LAS: ime, priimek, naslov, telefon, naslov elektronske pošte, ime dogodka, ki se ga je udeležil, morebitne fotografije udeležencev, v primeru, da je za  fotografiranje pridobil ustrezno in izrecno soglasje udeležencev, razen, če gre za javni dogodek ali dogodek za določen krog udeležencev, če so bili predhodno obveščeni, da bo dogodek fotografiran;

•             osebne podatke, ki so del prijav na javne pozive LAS in katerih kategorije vnaprej ni mogoče opredeliti, saj so odvisne od vsebine prijav, običajno pa zajemajo: ime, priimek, naslov, telefon, naslov elektronske pošte, davčna in matična številka, EMŠO, TRR in jih posredujejo prijavitelji sami v okviru postopka prijave in same prijave, ali pa so pridobljeni iz javno dostopnih podatkov.

Obdelava zgoraj navedenih osebnih podatkov pogodbi je časovno omejena na trajanje oziroma veljavnost Pogodbe o nalogah vodilnega partnerja, hranijo pa se največ pet let po zaključku izvajanja programskega obdobja ustanovitve LAS Za mesto in vas, ki se zaključi leta 2023.

Kot vodilni partner bomo ves čas izvajanja nalog po Pogodbi o nalogah vodilnega partnerja izvajali ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, in sicer predvsem:

•             osebne podatke shranjene v elektronski obliki bomo varovali s sistemom gesel, ki omogoča dostop samo delavcem vodilnega partnerja, ki dostop do podatkov potrebujejo za izvajanje svojih nalog za LAS,

•             osebne podatke, shranjene na fizičnem nosilcu (npr. v papirnati obliki) bomo imeli shranjene v prostoru, ki ga ves čas nadzoruje pooblaščen delavec vodilnega partnerja, v primeru odsotnosti takšnega delavca pa bodo prostori zaklenjeni in nedostopni,

•             na računalniški opremi, s katero bomo obdelovali osebne podatke, bomo imeli nameščene posodobljene operacijske sisteme in posodobljene programske rešitve za sprotno preverjanje virusov in drugih neželenih programov na računalniku,

•             skrbeli bomo za ustrezno varovanje osebnih podatkov pred neželenimi izbrisi ali uničenji, tako da bomo imeli za osebne podatke v elektronski obliki izdelane redne ustrezne varnostne kopije, za osebne podatke na fizičnih nosilcih pa zaščito pred odtujitvijo in požarom,

•             morebitnih kopij gesel za dostop do osebnih podatkov ali rezervnih ključev ne bomo hranili na lahko dostopnih krajih, ampak bodo posebno varovani, dostop do njih pa bo evidentiran,

•             zaslone računalnikov, na katerih se dostopa do osebnih podatkov, bomo imeli nameščene tako, da morebitne tretje osebe (npr. stranke ali obiskovalci) nimajo vpogleda vanje,

•             posebne ali druge občutljive podatke, ki jih bomo posredovali LAS ali v imenu LAS tretjim osebam, bomo med prenosom šifrirali (če pride do pošiljanja takšnih podatkov),

•             kadar je to potrebno (npr. ko poteče rok hrambe), bomo osebne podatke v elektronski obliki izbrisali na način, ki onemogoča njihovo restavracijo, fizične nosilce z osebnimi podatki pa uničili, da bodo podatki nerazpoznavni (npr. razrezal papirnato dokumentacijo).